Digitalizzazione delle PMI, perché non è una moda ma una necessità: scopri le opportunità

Autore: Eleonora Gardini, 20 febbraio 2020 12.55.00 CET
Eleonora Gardini

In questo inizio anno stiamo assistendo ad un ampio dibattito sul tema dei digital payment e delle possibili drammatiche implicazioni per commercianti e micro-imprese italiane, non pronte dal punto di vista tecnologico. Si tratta solo di uno dei tanti tasselli che compongono il quadro della digitalizzazione delle PMI.

La società ha ormai un approccio digitale a 360°, e ad essa appartengono clienti, fornitori e partner delle aziende che quindi non possono esimersi dal ripensare il proprio business in ottica digitale. La tecnologia ha infatti portato alla creazione di nuove modalità di consumo, fruizione ed interazione tra individui innescando il fenomeno di trasformazione digitale delle persone ancor prima che quello dei business.

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Che cos’è la Digital transformation

Sono tanti gli esempi che si possono fare su come il digital abbia influenzato il sistema sociale e culturale moderno: dalla dismissione delle mappe stradali in favore delle più generiche app di Mappe, così come delle enciclopedie cartacee a favore delle ricerche sul web, la crescita degli acquisti online, fino ad arrivare alla digitalizzazione delle ricerche di lavoro. Non da ultimo, la crescente attenzione per la salvaguardia dell’ambiente sta accendendo i riflettori sulla necessità di innovare i processi aziendali al fine di renderli più sostenibili. Le PMI italiane devono quindi necessariamente mettere in atto una strategia di digitalizzazione se non vogliono essere espulse dal mercato.

Prima di approfondire quali sono le opportunità di digitalizzazione per le piccole e medie aziende italiane è importante fare chiarezza sul significato di questo fenomeno. La trasformazione digitale viene spesso confusa con la sola integrazione di tecnologie di ultima generazione all’interno dei processi aziendali o in altri casi con la creazione di una presenza online di un’azienda; la Digital transformation è in realtà un vero e proprio cambiamento culturale del fare impresa, un cambio radicale di mentalità che per avere successo deve partire dai vertici aziendali, imprenditori, CEO, manager e responsabili, fino ad arrivare ad ogni addetto impiegato in azienda.

Digitalizzare l’azienda significa puntare sull’innovazione a tutti i livelli: tecnologico, organizzativo, manageriale, creativo. Implica da un lato pensare al business in un’ottica fluida, in continua evoluzione, e dall’altro mettere le persone al centro creando un sistema inclusivo, trasparente e condiviso di creazione del valore.

Adottare una strategia di digitalizzazione di una PMI significa quindi utilizzare le nuove tecnologie disponibili per migliorare il business a 360°, rendendolo più efficiente ed efficace. In particolare la digital transformation consente di incrementare la produttività limitando inefficienze in termini di tempi, di ridurre i costi materiali ed immateriali ma anche di innalzare la qualità dei servizi offerti grazie ad una maggiore rispondenza ai bisogni del consumatore ed essere più tempestivi nell’intercettare i clienti prima, durante e dopo la vendita di un prodotto o servizio.

 

Le opportunità di digitalizzazione per le aziende italiane

Come spiegato dal Sole 24 Ore, il Ministero per lo Sviluppo Economico stima che solo il 24,4% delle aziende fino a 50 dipendenti abbia adottato una tecnologia 4.0, contro oltre un terzo delle aziende fra 50 e 250 dipendenti. Analizzando la situazione in termini prospettici solo il 10% delle PMI ha in programma di introdurre almeno una tecnologia 4.0 nel prossimo triennio, contro il 35,1% di grandi aziende.

Ma da dove possono partire le micro e piccole aziende per avviare un processo di digital transformation? Sicuramente è importante ripensare l’organizzazione interna ed in particolare i processi di creazione, condivisione e gestione delle informazioni in chiave digitale. In questi ambiti l’utilizzo di software o applicativi web può apportare diversi benefici al business aziendale.

Alcuni semplici esempi:

  • efficientamento del tempo dedicato alla pianificazione grazie alla condivisione dei calendari di lavoro con collaboratori e clienti;
  • riduzione delle ore dedicate a spostamenti e trasferte tramite i tool per l’organizzazione di videoconferenze utilizzabili anche da non addetti ai lavori;
  • accesso rapido, anche da remoto, a file e documenti;
  • velocizzazione dei flussi di lavoro grazie ai tool che consentono la co-creazione di contenuti ed ai sistemi di chat aziendali;
  • automatizzazione di attività routinarie legate alla relazione con collaboratori, fornitori o clienti (ad es. follow-up post appuntamento, reminder su scadenze di contratti).

Sono molteplici i prodotti web per iniziare ad attuare il processo di digitalizzazione dei processi aziendali, fra questi abbiamo scelto di esplorare due fra i sistemi più noti e che possono integrarsi in azienda in modo rapido e semplice.

Gsuite

Si tratta della suite di Google che raccoglie i principali software e strumenti del colosso americano per comunicare e creare contenuti in modo più efficiente.

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Sono molte le applicazioni web disponibili. Gmail consente la configurazione della mail aziendale con un indirizzo personalizzato, la creazione di mailing list specifiche per uffici o servizi, e la possibilità in modo rapido ed immediato di allegare file e documenti in pochi clic direttamente da Drive, lo spazio di archiviazione in cloud disponibile sempre all’interno della suite.

Fra gli strumenti di Gsuite troviamo anche Google calendar: i calendari aziendali possono essere visibili a tutti così da semplificare la pianificazione delle attività, inoltre tramite l’applicativo è possibile programmare eventi ed invitare altre persone a partecipare,dando modo con un semplice click di inserire in automatico l’evento all’interno del proprio calendario. 

Altri strumenti utili per comunicare in modo più immediato ed efficiente all’interno della suite sono Hangouts chat ed Hangouts meet: il primo è un applicativo di messaggistica che consente il dialogo in tempo reale tra membri dell’azienda, sia individualmente, sia in gruppo attraverso la creazione di apposite “stanze”, ad esempio dedicate a specifici progetti, attività o clienti. Hangouts meet è invece un semplice strumento per l’organizzazione di videoconferenze. Senza bisogno di ulteriori hardware o software, tramite la semplice condivisione di un link è possibile per chiunque accedere ad una riunione virtuale, senza il bisogno di account dedicati o plugin-in di alcun genere.

 L’ultima rivoluzione digitale di Google all’interno di Gsuite è rappresentata dagli strumenti per la co-creazione dei contenuti: Documenti, Moduli, Fogli, Presentazioni sono applicativi che consentono a più membri di un team di apportare modifiche ad un foglio elettronico, ad un documento testuale o ad una presentazione visualizzate in tempo reale, così da poter lavorare congiuntamente ad un progetto risparmiando molto tempo. Così come avviene su Gmail anche gli altri tool presenti in Gsuite sono tra loro integrati, per questo è possibile accedere rapidamente ai file salvati su Drive e condividerli o modificarli tramite gli strumenti sopra descritti.

Hubspot

Hubspot è una piattaforma web che consente la gestione integrata di tutte le attività di marketing, vendita e post-vendita, l’automatizzazione e l’efficientamento dei processi interni ed esterni grazie a tool di marketing automation ed il costante monitoraggio delle attività aziendali.

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Il cuore di Hubspot è il CRM gratuito (per scoprire tutte le opportunità legate all’uso di un buon CRM leggi qui) che consente di raccogliere ed organizzare all’interno di un unico database i dati relativi a clienti e prospect, relativi non solo alle diverse iniziative di marketing dell’azienda ma anche all’attività del reparto commerciale.

Oltre al CRM, su Hubspot esistono 3 ulteriori aree, Marketing, Sales e Service, che consentono di gestire in modo più efficace ed efficiente ogni aspetto del funnel di vendita:

  • Marketing hub consente di gestire la presenza online dell’azienda (sito web, social network, blog aziendale ed email marketing) direttamente all’interno della piattaforma. I dati provenienti dai diversi canali di comunicazione alimentano il database aziendale contribuendo a raccogliere informazioni chiave per una migliore gestione dei clienti e la chiusura di nuove opportunità di business.
  • Sales hub è l’insieme di strumenti che Hubspot mette a disposizione della forza vendita. Ogni commerciale può a colpo d’occhio monitorare lo stato della pipeline di vendita per verificare lo stato di avanzamento del budget. Inoltre l’attività del reparto vendite può beneficiare della possibilità di schedulare meeting e attività in modo automatico, impostare alert per ricordare attività importanti rispetto a specifici lead, condividere in pochi clic documenti caricati sulla piattaforma e monitorare il tasso di apertura di questi e delle mail stesse. Anche in questo caso esistono dashboard per il monitoraggio delle performance del reparto commerciale.
  • Service hub riunisce i tool di Hubspot specifici per il follow-up di un contatto. Tramite la piattaforma è possibile infatti gestire domande e richieste ricevute dai contatti tramite un sistema di ticketing dedicato, con la possibilità di automatizzare la gestione degli stessi come avviene per tutti gli altri tool di Hubspot. Molto interessante è poi la possibilità di creare una chatbot per il proprio portale web direttamente tramite la piattaforma e senza dover possedere specifiche competenze di programmazione.

Anche noi di Integra Solutions da tempo abbiamo scelto Gsuite e Hubspot e siamo partner certificati di entrambe le aziende.

 

Finanziamenti per la digitalizzazione delle PMI

A questo punto occorre ricordare che per poter intraprendere un percorso di digital transformation del proprio business, è fondamentale investire in formazione ed avvalersi di specialisti del settore.

Negli ultimi anni il governo italiano ha messo in campo diverse iniziative volte a favorire la diffusione della cultura digitale nelle PMI: una delle più importanti di cui le aziende potranno beneficiare quest’anno è contenuta nella Legge di Bilancio 2020 e riguarda la proroga del Credito d’imposta sulla formazione 4.0, inizialmente previsto per il solo anno fiscale 2019. Si tratta di un’iniziativa ad ampio respiro essendo aperta ad ogni azienda che risieda sul territorio nazionale senza limitazioni legate al settore o alla dimensione aziendale. È possibile approfondire maggiori dettagli sulle modalità d’accesso direttamente sul sito del Ministero dello Sviluppo Economico.

L’agevolazione permette alle aziende che rispondano a determinati requisiti di beneficiare del credito d’imposta per le spese di formazione del personale dipendente finalizzate all’acquisizione o al consolidamento delle competenze legate a tecnologie abilitanti 4.0, definite nel Piano Nazionale Industria 4.0. In particolare il credito d’imposta sarà calcolato in percentuale sul costo lordo aziendale del personale dipendente in formazione per la durata della formazione stessa e dell’eventuale docente o tutor interno, nel limite del 30% della sua retribuzione annua complessiva, nelle materie individuate dall’articolo 3, comma 1, D.M. 04.05.2018 che rientrino in almeno uno dei seguenti ambiti: vendita e marketing, informatica, tecniche e/o tecnologie di produzione.

 

Conclusioni

La Digital transformation non è semplicemente un trend del momento ma come abbiamo visto rappresenta da un lato una necessità per poter competere sul mercato in modo efficace, dall’altro un’opportunità per efficientare la propria attività. Utilizzare le tecnologie di ultima generazione non basta, è necessario definire una strategia di digitalizzazione di lungo periodo, che pervada tutti le funzioni aziendali e che sia condivisa.

 

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